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Introduction :
Maintenant que nous avons conçu et planifié le projet, il s’agit bien sûr de le réaliser et d’en assurer la bonne livraison.
Puis, une fois que le projet est/soit arrivé à son terme, il faut en faire le bilan et procéder à une analyse critique, tant de ce qui s’est bien passé que de ce qui s’est mal passé.
Ainsi pourrons-nous tirer profit de l’expérience acquise au cours du projet et faire évoluer les systèmes experts de l’entreprise.
La phase de réalisation
Outils de suivi de planning
Tout au long du projet, il faut suivre l’avancement des tâches de manière à évaluer les écarts entre les dates prévues par le planning et les dates de réalisation.
Un jalon assure le suivi du projet. Il peut consister en la rencontre entre les différents collaborateurs dans un projet pour valider la direction des tâches. Il garantit le bon déroulement des phases précédentes.
Lors de ces réunions, il convient :
Pour prendre en compte ces informations, on les porte sur un diagramme de Gantt, en utilisant soit la ligne isochrone, soit la ligne de référence.
Le diagramme de Gantt, introduit dans le cours précédent, est un outil qui permet de visualiser toutes les tâches à réaliser, avec la durée allouée à chaque tâche, les diverses interdépendances entre celles-ci et leurs dates de début et de fin, jusqu’à la fin du projet.
Ligne isochrone :
La ligne isochrone indique l’avancement du projet à une date donnée. Les déformations de la ligne précisent si la tâche est commencée, en avance ou en retard :
Regardons un diagramme de Gantt avec quatre tâches A, B, C et D :
Sur ce diagramme, nous sommes au jour 4 de la semaine 3 :
Ligne de référence :
La ligne de référence sépare ce qui est fait de ce qui reste à faire. Les tâches sont mises à jour à partir de leurs dates réelles de début et de fin.
Revenons à notre exemple des quatre tâches, considérées à la même date et avec les mêmes états d’avancement. Le diagramme de Gantt avec ligne de référence donne alors :
Réactivité face à l’analyse du planning
Ces outils de suivi de planning permettent de faire régulièrement le point et d’avoir un aperçu visuel de l’avancement des différentes tâches.
En fonction des constatations faites, il convient de réagir au plus vite et de trouver les bonnes solutions :
Ainsi, l’accent doit être mis sur la communication afin d’analyser les écarts et de pouvoir prendre des décisions au plus vite en cas de problème.
La phase de terminaison
Une fois le projet mené à son terme, l’équipe mène une étude qui permet de mettre en avant les faiblesses ou les dysfonctionnements apparus lors du projet, comme les performances et les réussites au cours de son avancement.
Il existe également des méthodes généralistes qui proposent des process de conduite permettant de suivre, d’analyser et de mettre en perspective le projet.
Le PDCA est une démarche d’amélioration continue ou de résolution de problème. Il donne des repères simples et identifie les étapes importantes pour améliorer la qualité dans une entreprise.
L’objectif est de répéter cette série d’actions à chaque étape du projet. Le PDCA montre comment un cercle vertueux peut augmenter durablement les performances d’une entreprise.
Roue de Deming
« Le cycle PDCA sert à transformer une idée en action et l’action en connaissance » (Gerald J. Langley et al., The Improvement Guide: A Practical Approach to Enhancing Organizational Performance, Jossey-Bass, 2009).
Dans cette étape, il est nécessaire de définir concrètement les objectifs à atteindre et de préciser les missions et les responsabilités.
Le mieux est de procéder par petites étapes afin d’exécuter les tâches prévues.
Ici, l’on contrôle et vérifie l’efficacité des actions menées, au moyen de mesures, d’observations ou de divers indicateurs. Il s’agit donc de comparer les résultats aux objectifs fixés. Ces résultats sont analysés et passés à la loupe, l’objectif étant de tirer des leçons pour la suite.
Lors de cette étape, l’on finalise la démarche en tirant tous les enseignements, positifs ou négatifs, des actions menées. On peut alors capitaliser sur les réussites et identifier les axes d’amélioration pour les projets à venir.
Fort de tout cela, il convient d’élaborer ou de mettre à jour des documents ou formulaires, concernant les procédures, les processus, les bonnes pratiques, etc.
Récapitulatif des outils de gestion de projet
Tout au long de cette partie et de ses quatre cours, nous avons vu, de manière générale, comment mener un projet et nous avons découvert des outils de suivi de projet.
Nous pouvons, pour conclure, récapituler l’ensemble des outils qui sont à notre disposition.
Conclusion :
Savoir identifier le besoin de l’utilisateur, trouver les solutions pour y répondre, élaborer le meilleur projet pour mener jusqu’à leur terme les différentes tâches, respecter les délais et le budget, assurer la qualité du produit fini : tout cela fait partie des compétences demandées à un ingénieur.
Il lui est donc indispensable de connaître et de maîtriser tous les outils qui sont mis à sa disposition, qu’ils soient généraux ou propres à l’organisation à laquelle il appartient.
Ainsi, dans cette partie, nous avons fait une première approche des enjeux auxquels vous serez confrontés comme ingénieurs et de la façon d’y répondre.