Le projet : les phases de réalisation et de terminaison

La phase de réalisation

Outils de suivi de planning

Tout au long du projet, il faut suivre l’avancement des tâches de manière à évaluer les écarts entre les dates prévues par le planning et les dates de réalisation.

• Ainsi, en s’appuyant sur les jalons fixés lors de la phase précédente, les équipes de pilotage du projet sont réunies et analysent la tenue du chemin critique et des tâches aux faibles marges libres.

Rappel

Un jalon assure le suivi du projet. Il peut consister en la rencontre entre les différents collaborateurs dans un projet pour valider la direction des tâches. Il garantit le bon déroulement des phases précédentes.

À retenir

Lors de ces réunions, il convient :

• de faire un point sur les dates réelles de début et de fin de chaque tâche ;
• d’estimer la durée restante ou la date d’achèvement des tâches en cours ;
• de noter les modifications intervenues, sur les délais et les coûts ;
• d’évaluer la performance prévue pour les tâches en cours ou à venir ;
• d’identifier les problèmes rencontrés.

Pour prendre en compte ces informations, on les porte sur un diagramme de Gantt, en utilisant soit la ligne isochrone, soit la ligne de référence.

Rappel

Le diagramme de Gantt, introduit dans le cours précédent, est un outil qui permet de visualiser toutes les tâches à réaliser, avec la durée allouée à chaque tâche, les diverses interdépendances entre celles-ci et leurs dates de début et de fin, jusqu’à la fin du projet.

Définition

Ligne isochrone :

La ligne isochrone indique l’avancement du projet à une date donnée. Les déformations de la ligne précisent si la tâche est commencée, en avance ou en retard :

Exemple

Regardons un diagramme de Gantt avec quatre tâches A, B, C et D :

Sur ce diagramme, nous sommes au jour 4 de la semaine 3 :

• les tâches A et D sont terminées ;
• la tâche B a un jour de retard ;
• la tâche C a, elle, deux jours d’avance.
• Nous remarquons aussi qu’un premier point avait eu lieu le jour 3 de la semaine 2 : la tâche B était déjà en retard d’une journée, qui n’a pu être comblé depuis.

Définition

Ligne de référence :

La ligne de référence sépare ce qui est fait de ce qui reste à faire. Les tâches sont mises à jour à partir de leurs dates réelles de début et de fin.

Exemple

Revenons à notre exemple des quatre tâches, considérées à la même date et avec les mêmes états d’avancement. Le diagramme de Gantt avec ligne de référence donne alors :

Réactivité face à l’analyse du planning

Ces outils de suivi de planning permettent de faire régulièrement le point et d’avoir un aperçu visuel de l’avancement des différentes tâches.
En fonction des constatations faites, il convient de réagir au plus vite et de trouver les bonnes solutions :

• pour combler un écart, il faut prendre les mesures nécessaires le plus tôt possible ; une solution intégrée tardivement risque de ne pas être efficace ;
• pour un retard dans le planning, une solution peut être, par exemple, de faire appel à des collaborateurs supplémentaires ou de proposer aux collaborateurs travaillant déjà sur le projet de faire des heures supplémentaires.

À retenir

Ainsi, l’accent doit être mis sur la communication afin d’analyser les écarts et de pouvoir prendre des décisions au plus vite en cas de problème.

• Sous la responsabilité du maître d’œuvre et pendant les réunions, l’équipe du projet fixe les priorités pour les semaines suivantes et vérifie que le projet est sur la bonne trajectoire vers le livrable final.

La phase de terminaison

Une fois le projet mené à son terme, l’équipe mène une étude qui permet de mettre en avant les faiblesses ou les dysfonctionnements apparus lors du projet, comme les performances et les réussites au cours de son avancement.

• Beaucoup de grands groupes industriels développent ainsi des outils d’analyse propres à leur société et n’ont de cesse d’enrichir leur culture d’entreprise à l’aide de ces outils.

Il existe également des méthodes généralistes qui proposent des process de conduite permettant de suivre, d’analyser et de mettre en perspective le projet.

• Le PDCA (Plan Do Check Act, ou planifier, développer, contrôler, ajuster) est un outil à ce titre fonctionnel.

À retenir

Le PDCA est une démarche d’amélioration continue ou de résolution de problème. Il donne des repères simples et identifie les étapes importantes pour améliorer la qualité dans une entreprise.
L’objectif est de répéter cette série d’actions à chaque étape du projet. Le PDCA montre comment un cercle vertueux peut augmenter durablement les performances d’une entreprise.

• Il est symbolisé par la « roue de Deming » :

Roue de Deming

« Le cycle PDCA sert à transformer une idée en action et l’action en connaissance » (Gerald J. Langley et al., The Improvement Guide: A Practical Approach to Enhancing Organizational Performance, Jossey-Bass, 2009).

• Planifier

Dans cette étape, il est nécessaire de définir concrètement les objectifs à atteindre et de préciser les missions et les responsabilités.

• Il s’agit de la phase de planification, que nous avons vue dans le cours précédent.
• Développer

Le mieux est de procéder par petites étapes afin d’exécuter les tâches prévues.

• Il s’agit de la phase de réalisation, que nous avons vue dans la première partie de ce cours.
• Contrôler

Ici, l’on contrôle et vérifie l’efficacité des actions menées, au moyen de mesures, d’observations ou de divers indicateurs. Il s’agit donc de comparer les résultats aux objectifs fixés. Ces résultats sont analysés et passés à la loupe, l’objectif étant de tirer des leçons pour la suite.

• Si l’on s’aperçoit que certaines actions s’avèrent trop problématiques, ou inefficaces, il peut être important de revenir à la phase de planification afin de revoir leur organisation.
• Ajuster

Lors de cette étape, l’on finalise la démarche en tirant tous les enseignements, positifs ou négatifs, des actions menées. On peut alors capitaliser sur les réussites et identifier les axes d’amélioration pour les projets à venir.
Fort de tout cela, il convient d’élaborer ou de mettre à jour des documents ou formulaires, concernant les procédures, les processus, les bonnes pratiques, etc.

Récapitulatif des outils de gestion de projet

Tout au long de cette partie et de ses quatre cours, nous avons vu, de manière générale, comment mener un projet et nous avons découvert des outils de suivi de projet.
Nous pouvons, pour conclure, récapituler l’ensemble des outils qui sont à notre disposition.

• Phase de conception :
• Analyse du besoin : diagramme « bête à cornes ».
• Analyse externe : diagramme « pieuvre ».
• Analyse interne : diagramme FAST.
• Phase de planification :
• Organiser les tâches : organigramme WBS.
• Organiser la réalisation : organigramme OBS.
• Planifier les projet :
• méthode PERT ;
• diagramme Gantt.
• Phase de réalisation :
• Suivi du planning :
• ligne isochrone ;
• ligne de référence ;
• Phase de terminaison :
• Suivi de la qualité : cycle PDCA et roue de Deming.