Cours : Le projet : la phase de planification

Organiser les tâches du projet à l’aide du WBS

Le WBS, ou organigramme des tâches

Définition

WBS :

Le WBS (Work Breakdown Structure) est un organigramme qui présente toutes les activités ou tâches et moyens nécessaires au bon déroulement du projet en fonction des exigences et spécifications du besoin.

À retenir

L’organigramme des tâches est le découpage hiérarchisé et arborescent de l’œuvre en lots de tâches détaillées.

Définition

Lot de tâches :

Le lot de tâches est le plus petit niveau de la WBS, il doit au minimum être défini par les éléments suivants : objectifs du lot, responsabilité, livrables, ressources, données d'entrés, budget et performances attendues.

Exemple

Prenons l’exemple de la construction d’une maison :

Exemple de WBS

Principe d’élaboration

L’élaboration du WBS est progressive et s’effectue sous la responsabilité du chef de projet et avec l’équipe projet.

• Les différents intervenants précisent le niveau de détails à atteindre dans le WBS.
• Les points de vue

Le découpage de chacun des lots peut se faire en prenant comme critère : le métier, la localisation, la fonction, le fournisseur, la succession dans le temps des tâches.

• Les règles
• Le premier encadré correspond à la tâche globale, c’est-à-dire le projet en lui-même.
• On ne peut employer qu’une seule logique lors du découpage d’un lot.
• La vérification

À retenir

Le découpage est probant :

• si les lots sont réalisables, c’est-à-dire attribuables à des responsables ;
• s’ils correspondent aux critères de la méthode SMART.

Les lots ayant été définis, il faut maintenant identifier les acteurs responsables de chacun d’entre eux.

Organiser la réalisation du projet à l’aide de l’OBS

L’OBS

Définition

OBS :

L’OBS (Organizational Breakdown Structure) est un organigramme qui présente tous les acteurs associés aux différents lots. Il permet de répondre aux questions suivantes :

• Qui est responsable du lot et le coordonne ?
• Qui va réaliser le travail ?
• Qui doit-on informer à la fin de la réalisation ?
• Qui doit-on consulter avant et pendant la réalisation ?

À retenir

L’OBS est l’arborescence graphique permettant de visualiser l’association entre les acteurs et les différents lots.

Exemple

Reprenons l’exemple de la construction d’une maison :

Exemple d’OBS

Principe d’élaboration : la matrice RACI

Définition

Matrice RACI :

C’est un tableau qui permet d’associer à chaque lot un acteur du projet en définissant son rôle parmi les quatre suivants :

• R : responsable,
• A : acteur,
• C : consulté,
• I : informé.

Exemple

Ainsi, en s’appuyant sur l’exemple précédent, on aurait :

	Fondations	Gros œuvre	Électricité	Plomberie
Julien	RAC	RAC
Miriame		I	RAC
Adam		I		RAC

Planification du projet

PERT

La méthode PERT (Program Evaluation and Review Technique) a été mise au point dans les années 1950 par l’armée américaine, dans le cadre du projet Polaris : elle permet d’optimiser le déroulement temporel d’un projet.

Définition

L’objet de cet outil est la détermination de l’organisation chronologique optimale des lots.

À retenir

C’est un schéma fondé sur 2 géométries :

• un trait représente la tâche d’un lot ;
• un cercle représente la connexion entre tâches.

On utilise donc le vocabulaire suivant :

Méthode :

• En respectant les règles de schématisation, on représente la succession des tâches du projet :

• En se déplaçant de gauche à droite, on indique pour chaque connexion la durée minimale pour réaliser la tâche :

• En se déplaçant de droite à gauche, on indique pour chaque connexion la durée minimale pour réaliser la tâche :

Cela permet d’identifier deux événements essentiels :

• une marge libre : un retard d’une journée y est tolérable, comme on peut le voir sur l’image précédente à l’étape D ;
• un chemin critique : c’est l’organisation temporelle optimale, mais qui ne permet pas de retard ; il correspond à la suite des tâches pour lesquelles le temps au plus tôt est le même que celui au plus tard.

Diagramme de Gantt

Définition

Diagramme de Gantt :

C’est le calendrier du projet qui permet de visualiser l’ensemble du déroulé du projet. Il permet également de déterminer les marges et le chemin critique.

À retenir

Dans un diagramme de Gantt, chaque tâche est représentée par un rectangle, tandis que les colonnes représentent les jours, semaines ou mois du calendrier, selon la durée du projet.

Exemple

Le temps estimé pour une tâche se modélise par une barre horizontale dont l’extrémité gauche est positionnée sur la date prévue de démarrage et l’extrémité droite sur la date prévue de fin de réalisation.

Méthode :

La réalisation d’un diagramme de Gantt se fait à l’aide d’un logiciel dédié selon le process suivant.

• Saisir l’ensemble des tâches du projet et leur durée.
• Préciser pour chaque tâche :
• les tâches antérieures nécessitant d’être terminées avant le début de la tâche ;
• les tâches antérieures nécessitant d’être commencées avant le début de la tâche ;
• les tâches antérieures nécessitant d’être terminées avant la fin de la tâche ;
• les tâches antérieures nécessitant d’être commencées avant la fin de la tâche.
• Positionner des jalons :

Insérer des jalons, c’est-à-dire les moments importants du projet comme la revue de projet, ceci permet de refaire le point sur l'avancée du projet.

• Obtention du Gantt :