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Le projet : la phase de planification

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Introduction

Pour mener à bien la réalisation du projet, il est nécessaire d’avoir une lisibilité, quant aux acteurs y participant, au budget mobilisé pour le mener à bien, et au temps nécessaire à sa finalisation.

La phase de planification du projet a pour but de répondre à ces trois enjeux au moyen de l’emploi d’outils dédiés.

Examinons chacun de ces enjeux et explicitons les outils associés.

Organiser les tâches du projet à l’aide du WBS (Work Breakdown Structure)

Le WBS, ou organigramme des tâches

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Définition

WBS :

Le WBS est un organigramme qui présente toutes les activités ou tâches et moyens nécessaires au bon déroulement du projet en fonction des exigences et spécifications du besoin.

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À retenir

L’organigramme des tâches est le découpage hiérarchisé et arborescent de l’œuvre en lot de tâches détaillées.

Prenons l’exemple de la construction d’une maison :

Img-02 Exemple de WBS

Principe d’élaboration

L’élaboration du WBS est progressive et s’effectue sous la responsabilité du chef de projet et avec l’équipe projet.

  • Les différents intervenants précisent le niveau de détail à atteindre dans le WBS.
  • Les points de vue

Le découpage de chacun des lots peut se faire en prenant comme critère : le métier, la localisation, la fonction, le fournisseur, la succession dans le temps des tâches.

  • Les règles
  • Le premier encadré correspond à la tâche globale, c’est-à-dire le projet en lui-même.
  • On ne peut employer qu’une seule logique lors du découpage d’un lot.
  • La vérification
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À retenir

Le découpage est probant :

  • si les lots sont gérables, c’est-à-dire attribuables à des responsables ;
  • s’ils correspondent aux critères de la méthode SMART.

Les lots ayant été définis, il faut maintenant identifier les acteurs responsables de chacun d’entre eux.

Organiser la réalisation du projet à l’aide de l’OBS (Organizational Breakdown Structure)

L’OBS

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Définition

OBS :

L’OBS est un organigramme qui présente tous les acteurs associés aux différents lots. Il permet de répondre aux questions suivantes :

  • Qui est responsable du lot et le coordonne ?
  • Qui va réaliser le travail ?
  • Qui doit-on informer à la fin de la réalisation ?
  • Qui doit-on consulter avant et pendant la réalisation ?
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À retenir

L’OBS est l’arborescence graphique permettant de visualiser l’association entre les acteurs et les différents lots.

Reprenons l’exemple de la construction d’une maison :

Img-04 Exemple d’OBS

Principe d’élaboration : la matrice RACI

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Définition

Matrice RACI :

C’est un tableau qui permet d’associer à chaque lot un acteur du projet en définissant son rôle parmi les quatre suivants :

  • R : responsable,
  • A : acteur,
  • C : consulté,
  • I : informé.

Ainsi, en s’appuyant sur l’exemple précédent, on aurait :

Julien Miriame Adam
Fondation RAC
Gros œuvre RAC I I
Électricité RAC
Plomberie RAC

Planification du projet

PERT(Program Evaluation and Review Technique)

Cette méthode a été mise au point dans les années 1950 par l’armée américaine, dans le cadre du projet Polaris : elle permet d’optimiser le déroulement temporel d’un projet.

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Définition

L’objet de cet outil est la détermination de l’organisation chronologique optimale des lots.

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À retenir

C’est un schéma fondé sur 2 géométries :

  • un trait représente la tâche d’un lot ;
  • un cercle représente la connexion entre tâches.

On utilise donc le vocabulaire suivant :

Img-05 Organisation chronologique

Méthode :

  • En respectant les règles de schématisation, on représente la succession des tâches du projet.
  • En se déplaçant de gauche à droite, on indique pour chaque connexion le temps le plus tôt.
  • En se déplaçant de droite à gauche on indique pour chaque connexion le temps le plus tard.

Cela permet d’identifier deux événements essentiels :

  • une marge libre : un retard d’une journée y est tolérable ;
  • un chemin critique : c’est l’organisation temporelle optimale, mais qui ne permet pas de retard ; il correspond à la suite des tâches pour lesquelles le temps au plus tôt est le même que celui au plus tard.

Diagramme de Gantt

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Définition

Diagramme de Gantt :

C’est le calendrier du projet qui permet de visualiser l’ensemble du déroulé du projet. Il permet également de déterminer les marges et chemin critique.

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À retenir

Dans un diagramme de Gantt, chaque tâche est représentée par un rectangle, tandis que les colonnes représentent les jours, semaines ou mois du calendrier selon la durée du projet.

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Exemple

Le temps estimé pour une tâche se modélise par une barre horizontale dont l’extrémité gauche est positionnée sur la date prévue de démarrage et l’extrémité droite sur la date prévue de fin de réalisation.

Méthode :

La réalisation d’un diagramme de Gantt se fait à l’aide d’un logiciel dédié selon le process suivant.

  • Saisir l’ensemble des tâches du projet et leur durée.
  • Préciser pour chaque tâche :
  • les tâches antérieures nécessitant d’être terminées avant le début de la tâche ;
  • les tâches antérieures nécessitant d’être commencées avant le début de la tâche ;
  • les tâches antérieures nécessitant d’être terminées avant la fin de la tâche ;
  • les tâches antérieures nécessitant d’être commencées avant la fin de la tâche.
  • Positionner des jalons :

Insérer des jalons, c’est-à-dire les moments importants du projet comme la revue de projet ; ils permettent de refaire le point sur l'avancée du projet.

  • Obtention du Gantt :

Img-11

Conclusion

L’organisation d’un projet consiste à :

  • organiser les tâches en utilisant le schéma WBS ;
  • assigner les acteurs aux différentes tâches grâce au schéma OBS et la matrice RACI ;
  • planifier le projet au moyen de deux outils : le PERT et le Gantt.

Fort de cette organisation, le projet peut être réalisé. Afin que son déroulement se fasse à l’image de ce qui a été simulé dans la phase de planification, de nouveaux outils de suivi de projet vont être mobilisés. C’est ce que nous allons découvrir dans le prochain chapitre.